Bạn đang quản lý dữ liệu bằng nhiều flat file khác nhau như: excel, csv, google sheet, text… Mỗi file chứa hàng ngàn thậm chí đến vài chục ngàn dòng dữ liệu. Trong đó, cấu trúc dữ liệu mỗi file lại khác nhau. Điều này khiến công việc làm báo cáo hàng ngày, hàng tuần trở thành một nỗi ám ảnh đối với bạn. Hãy cất những file báo cáo dạng Excel, Google Sheet hay CSV vào trong góc đi! Từ hôm nay, bạn có thể tối ưu hiệu quả và thời gian làm báo cáo với automation dashboard – dashboard tự động hóa. Cùng Smart Data tìm hiểu ngay trong bài viết này!
Dashboard là một bảng điều khiển tổng hợp nhiều thông tin. Các thông tin này được thể hiện trên một giao diện trực quan dưới dạng các biểu đồ, đồ thị. Vì vậy nó mang lại cái nhìn tổng quan về dữ liệu, thông tin, hiệu suất cho người sử dụng.
Điểm khác biệt của dashboard với báo cáo là người dùng có thể tương tác, điều khiển dashboard. Chính vì vậy, dashboard được sử dụng để theo dõi hoạt động kinh doanh, sản xuất, hiệu suất trang web,… Nó giúp người dùng dễ dàng theo dõi, hiểu và phân tích thông tin. Từ đó, họ có thể đưa ra quyết định hoặc hành động nhanh chóng hơn dựa trên dữ liệu.
Ngày nay, chúng ta còn thể thể thiết kế dashboard tự động hóa (automation dashboard). Nó có khả năng tự động tổng hợp và hiển thị dữ liệu hoặc thông tin từ nhiều nguồn khác nhau vào một dashboard duy nhất. Dashboard tự động hóa không cần sự can thiệp thủ công của con người. Nhờ đó, bạn được giải phóng sức lao động và thời gian.
Đọc thêm: 3 loại dashboard Data Analyst mà Junior muốn pass job phải biết
3 bước làm automation dashboard đơn giản cho người mới bắt đầu
Giống như quy trình phân tích dữ liệu, để làm dashboard tự động hóa, bước đầu tiên bạn cần xác định mục tiêu và yêu cầu.
Bạn cần tạo một không gian để lưu trữ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Ví dụ: Bạn có thể sử dụng công cụ SharePoint và tạo các folder để lưu trữ dữ liệu. Đây là nơi trung gian chứa dữ liệu để các công cụ tự động hóa (ở bước 3) có thể lấy thông tin và tạo thành dashboard. Sau đó, bạn hãy thu thập dữ liệu từ phòng ban và đưa chúng vào nơi lưu trữ.
Ở bước này, bạn cần cấu hình luồng, các quy tắc tự động hóa để đảm bảo rằng dữ liệu được cập nhật định kỳ mà không cần can thiệp thủ công. Các công việc bao gồm có: lên lịch cập nhật hàng ngày, hàng tuần hoặc theo thời gian thực.
Sau đó, bạn chỉ cần đưa file dữ liệu chuẩn vào nơi lưu trữ. Các công cụ tạo dashboard tự động hóa (ví dụ: sử dụng công cụ Power Automate) sẽ tự chạy, cập nhật dữ liệu cho bạn thành một dashboard hoàn chỉnh.
Các công cụ như Power Automate đóng vai trò kết nối, phân luồng cho các file dữ liệu của bạn đến với BI Tool. Tại đó, dữ liệu sẽ được refresh, tổng hợp lại để tạo thành dashboard một cách tự động.
Phân loại file là bước quan trọng nhất khi làm dashboard tự động hóa. Vì vậy, trước khi làm dashboard tự động hóa, người làm Data Analyst cần phải xác định và thống nhất từ đầu về:
Việc xác định các chuẩn dữ liệu từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh mất thời gian và chi phí, nguồn lực trong quá trình vận hành. Cũng như để đảm bảo các tool tự động hóa dashboard có thể chạy mượt mà hơn, tự động cập nhật nhanh chóng.
Dashboard tự động hóa là công cụ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người làm báo cáo. Chính vì vậy, nó sẽ sớm trở thành công cụ quan trọng đối với mọi phòng ban và doanh nghiệp. Cũng như là một phần không thể thiếu trong công việc của tất cả mọi người. Đặc biệt trong các lĩnh vực Marketing, Sales, Finance, HR, eCommerce,…
