Câu chuyện học viên: Automation Dashboard theo dõi dòng tiền thu chi

Trong bài viết này, Smart Data sẽ chia sẻ chi tiết về một câu chuyện học viên xây dựng dashboard theo dõi dòng tiền thu chi. Ứng dụng cho các bạn làm lĩnh vực kinh tế, cụ thể là kế toán. Đây là học viên Smart Data đã đồng hành cùng học viên để xây dựng hoàn thiện giải pháp mới.

Tổng quan về câu chuyện của học viên Smart Data 

Bài toán nghiệp vụ

Theo dõi dòng tiền thu chi trong doanh nghiệp là một trong những công việc quan trọng của người làm kế hoạch. Công việc này cần cập nhật hàng tuần, hàng tháng. Mục đích để nắm bắt tình hình tài chính doanh nghiệp. 

Bài toán Smart Data thực hiện cùng học viên: Lên một báo cáo trực quan tự động hóa để theo dõi dòng tiền thu chi trong doanh nghiệp.

Thuật ngữ cần biết trong bài

Thuật ngữ kỹ thuật

Dashboard: Là một bảng điều khiển kỹ thuật số giúp bạn quản lý và phân tích thông tin. Cụ thể là thu thập, tổng hợp dữ liệu và trình bày trực quan dưới dạng bảng biểu, sơ đồ,…

Pivot table: Tính năng trong các ứng dụng như Excel, Google Sheets, … nhằm tạo các bảng tổng hợp và phân tích dữ liệu dễ dàng

Dữ liệu raw: Dữ liệu thô ban đầu, chưa qua các bước xử lý như làm sạch, tổng hợp,..

Thuật ngữ chuyên ngành

Dòng tiền: Dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp, biểu hiện là dòng tiền thu vào hoặc chi ra trong một khoảng thời gian nhất định

Tồn quỹ: Lượng tiền còn dư mà doanh nghiệp nắm giữ tại một thời điểm 

Tiền gửi thanh toán: Khoản tiền gửi tại tài khoản ngân hàng với mục đích chuyển khoản, chi trả hóa đơn,… Nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán 

Tiền gửi tiết kiệm: Khoản tiền cá nhân, doanh nghiệp gửi tại ngân hàng với mục đích hưởng tiền lãi theo định kỳ

Tiền gửi ký quỹ: Khoản tiền doanh nghiệp gửi tại ngân hàng nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính trong trường hợp doanh nghiệp có các hoạt động được yêu cầu ký quỹ.

Làm báo cáo theo cách cũ với Excel

Trước đây, để làm báo cáo theo dõi dòng tiền thu chi trong doanh nghiệp, học viên của Smart Data đã thực hiện các bước sau:

1. Xuất dữ liệu từ hệ thống ra file excel. Bao gồm: Khoản thu chi thực tế đã phát sinh từ các hệ thống ngân hàng, tại các tài khoản mà doanh nghiệp mở tại các ngân hàng đó. 
2. Các khoản thu chi dự kiến phát sinh trong tương lai theo nhu cầu chi do chính kế toán lên và điền thủ công vào file excel.
3. Dữ liệu theo dõi tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi ký quỹ được xuất từ phần mềm kế toán.

Từ các file dữ liệu ban đầu, bạn kế toán sử dụng pivot table tạo ra các bảng tổng hợp theo các tiêu chí khác nhau. Ví dụ: Khoản thu chi theo tuần, tiền gửi theo ngân hàng…

Dựa trên bảng tổng hợp đã tạo, bạn kế toán sẽ vẽ biểu đồ dựa trên dữ liệu trong file. Sau đó tập hợp thành dashboard trong excel. 

Vấn đề gặp phải với cách làm cũ

Mặc dù là người có kỹ năng sử dụng Excel tốt, nhưng bạn vẫn gặp nhiều rắc rối trong quá trình làm báo cáo.

• Dữ liệu trở nên rối do quá nhiều bảng tổng hợp trung gian: bảng dữ liệu gốc, bảng dữ liệu trung gian tạo ra từ pivot, bảng chứa thông tin cho dashboard,… 
• Dễ sai sót và mất thời gian khi phải cập nhật bảng dữ liệu một cách thủ công.
• Excel khó điều chỉnh biểu đồ hay thao tác kết hợp các biểu đồ.

Nhược điểm của cách làm báo cáo cũ bằng Excel

Nhược điểm của các bảng tổng hợp trung gian

Cứ mỗi file gốc bạn có đến 3-4 bản trung gian để ra được dashboard cuối. Cho nên bộ dữ liệu của bạn bị phình to lên đến gần 20 bảng trung gian. Việc này là một sai lầm khá điển hình về dữ liệu hiện nay vì có quá nhiều file dữ liệu cần được quản lý, dẫn tới nhầm lẫn sai sót thường xuyên xảy ra. Ngoài ra là mất rất nhiều thời gian để liên kết dữ liệu, tìm kiếm, tra cứu mỗi khi cần.

Nhược điểm của Pivot Tables trong Excel

Mỗi khi Xuất dữ liệu mới từ file hệ thống và đẩy dữ liệu từ file hệ thống xuống file gốc, người dùng phải vào các bản pivot table để refresh. Lúc đó dữ liệu mới được cập nhật lên bảng tổng hợp. 

Vậy là với 20 bảng trung gian, người làm phải refresh 20 lần. N bảng n lần. Quá trình thủ công này trong thực tế khiến học viên của mình không biết đã cập nhật hết các bảng hay chưa. Và dashboard cuối cùng vì vậy cũng không biết đúng hay sai. 

Nhược điểm của Excel khi trực quan dashboard dữ liệu

Excel không phải là công cụ chuyên biệt để phân tích dữ liệu. Do vậy dashboard tạo ra không tối ưu để điều chỉnh các biểu đồ và phân tích dữ liệu. 

Ví dụ người dùng rất khó khăn khi gộp biểu đồ tồn quỹ thực tế theo tuần và biểu đồ dự báo tồn quỹ lại làm một với nhau trong excel. Trong khi việc này thực hiện trên Power Query rất dễ dàng, chỉ trong 3 click chuột.

Quy trình của Smart Data: 5 bước tạo báo cáo Dashboard Tự động từ Power BI

Với những bất cập trong quá trình làm báo cáo bằng Excel. Smart Data đã cùng học viên tìm giải pháp mới cho bài toán này. 

Quy trình thiết kế dashboard theo dõi dòng tiền thu chi tự động

Để không còn phải fresh hay tạo n bảng trung gian, vừa mất thời gian, công sức mà lại không đảm bảo tính chính xác. Chúng tôi đã tạo dashboard tự động hóa với 5 bước như sau:

• Bước 1: Tập hợp dữ liệu RAW từ nhiều nguồn vào Power BI.
• Bước 2: Xây dựng cấu trúc dữ liệu phù hợp. Bước này bao gồm làm sạch và tạo mối liên hệ giữa các bảng dữ liệu. Từ đó có thể khai thác thông tin tùy biến dựa trên cấu trúc dữ liệu này.
• Bước 3: Tính toán các chỉ số cần trực quan. Tương tự như các hàm trong excel, Power BI có thể cho phép làm các thao tác này một cách dễ dàng.
• Bước 4: Lựa chọn biểu đồ phù hợp với mục tiêu phân tích.
• Bước 5: Sắp xếp các thành phần và thể hiện. Bố cục và cấu trúc của Dashboard rất quan trọng để có thể Kể chuyện Dữ liệu. Với Power BI, người dùng dễ dàng tùy chỉnh các thành phần Dashboard. Từ tổng quan tới chi tiết theo đúng hướng trình bày và logic của mình.

Sản phẩm xây dựng thực tế của Smart Data cho học viên cũ

Trải nghiệm automation dashboard theo dõi dòng tiền thu chi do Smart Data thực hiện tại đây!

Tư duy thiết kế Dashboard theo dõi dòng tiền thu chi của Smart Data

Xu hướng đọc của con người là từ trên xuống dưới và từ trái sang phải. Đó là cơ sở để Smart Data thiết kế dashboard với 3 layer:

• Layer 1: Các tiêu chí quan trọng và các thông tin cần nắm bắt ngay được thể hiện dạng con số
• Layer 2: Diễn biến và xu hướng theo từng tiêu chí. Giúp phát hiện các điểm bất thường.
• Layer 3: Chi tiết hóa thông tin từng tiêu chí theo những phân loại khác nhau

Câu chuyện dữ liệu từ Phân tích biểu đồ tồn quỹ

Sau khi có dashboard theo dõi dòng tiền thu chi, học viên có thể đi sâu vào phân tích câu chuyện dữ liệu cụ thể. Ví dụ như phân tích tồn quỹ.

Tồn quỹ ở trong doanh nghiệp phải đảm bảo 2 tiêu chí:

• Tồn quỹ phải lớn hơn mức tối thiểu để giúp doanh nghiệp có thể sống, duy trì, vận hành hoạt động kinh doanh. Tùy vào đặc điểm quy mô và loại hình, mỗi doanh nghiệp sẽ có lượng tồn quỹ cụ thể khác nhau. 
• Tồn quỹ không được tồn đọng lượng quá lớn trong thời gian dài. Vì dòng tiền trong doanh nghiệp cần phải lưu thông thì mới vận hành được trơn tru. 

Căn cứ vào đặc điểm của tồn quỹ, kế toán có thể phân tích bằng cách xem tồn quỹ của từng tuần

• Trên layer 1: xem tổng quan mức tồn quỹ có lớn hơn mức tối thiểu doanh nghiệp đưa ra hay không. Từ đó soi chiếu lại quá trình quản lý dòng tiền. 
• Trên layer 2: xem chi tiết diễn biến tồn quỹ theo tuần xem có ổn định hay không dựa trên biểu đồ đường. Ở những vị trí tăng cao bất thường thì nguyên nhân là vì sao. Khi click vào vị trí biểu thị tồn quỹ của tuần cần xem, các biểu đồ khác trong dashboard sẽ tương tác, thay đổi để hiển thị thông tin chi tiết của vị trí đó.
• Trên layer 3: Xem biểu đồ và nhận thấy nguyên nhân tồn quỹ tăng cao là do nguồn thu từ EPC lớn trong khi doanh nghiệp không có kế hoạch chi nhiều. Sử dụng công cụ drill through trong dashboard để tiếp tục xem chi tiết các khoản thu chi phát sinh trong tuần.

Kết luận về dashboard theo dõi dòng tiền thu chi

Tóm tắt các cải tiến chính giải pháp mới mang lại

(1) Quá nhiều bảng trung gian ở trên excel => Xử lý trực tiếp trên dữ liệu RAW và không cần bảng trung gian.

⇒ Bộ dữ liệu trở nên tinh gọn, dễ quản lý.

(2) Refresh thủ công N bảng N lần mỗi khi thay đổi dữ liệu => Tự động cập nhật dữ liệu mới chỉ với 1 click

⇒ Tiết kiệm thời gian cập nhật dữ liệu mới vào báo cáo

(3) Khó điều chỉnh biểu đồ và phân tích sâu => Tùy chỉnh biểu đồ theo nhu cầu cá nhân

⇒ Trực quan hóa mạnh mẽ, dễ dàng phân tích từ tổng quan tới chi tiết 

Đọc thêm: Biểu đồ tỷ trọng doanh thu và dữ liệu thị phần

Tầm quan trọng của việc Tự động hóa Báo cáo

Việc tự động hóa báo cáo mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho bạn, đặc biệt là:

Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa báo cáo giúp giảm bớt thời gian và công sức mà bạn phải dành để tạo, cập nhật báo cáo thủ công. Điều này giúp bạn có thể tập trung vào những công việc khác quan trọng hơn.

Chính xác và độ tin cậy: Giảm nguy cơ sai sót do con người, giúp bảo đảm rằng dữ liệu trong báo cáo là chính xác và đáng tin cậy. Điều này quan trọng đối với các quyết định kinh doanh dựa trên báo cáo.

Tăng cường khả năng phân tích: Với dashboard, bạn có thể xem thông tin từ tổng quan đến chi tiết một cách trực quan chỉ với 1 click. 

Tăng hiệu suất và linh hoạt: Khi công việc được tự động hóa chính xác, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định linh hoạt để ứng phó với từng thời điểm. 

Giảm chi phí: Giảm bớt chi phí cho nhân sự thực hiện các công việc thủ công. Đồng thời giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí liên quan đến sai sót và sửa lỗi trong quá trình tạo báo cáo bằng “cơm”.

Quản lý tốt hơn: Tự động hóa báo cáo mang lại khả năng quản lý tốt hơn. Doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả hơn.

Giới thiệu khóa Practical Data Analyst

Practical Data Analyst (PDA) là khóa học ứng dụng phân tích dữ liệu làm báo cáo tự động hóa. 

Đây là khóa học dành cho bạn, nếu bạn muốn:

• Làm báo cáo tự động hóa từ hàng tá file dữ liệu tản mác, hỗn loạn.
• Làm báo cáo chuyên nghiệp để trình sếp.
• Khai phá insight từ dữ liệu.
• Upskill lợi thế để xin việc

Outcome của khóa PDA:

• Học viên có thể dễ dàng tổng hợp, tìm kiếm dữ liệu.
• Biết cách xây dựng dashboard/báo cáo chuyên nghiệp.
• Nhanh chóng hiểu insight trong dữ liệu.
• Tự động hóa 1 phần hoặc toàn bộ báo cáo.

Trong 1,5 tháng, học viên được học toolset và data mindset:

• Toolset: Power BI (Tổng quan về công cụ, data model, chart + DAX, dashboard
• Data mindset: Tư duy và các phương pháp phân tích dữ liệu
• Dự án thực tế: Thực hành xây dựng Operational dashboard, Analytical dashboard qua kho dữ liệu thực.

👉 Đăng ký học thử miễn phí khóa PDA tại đây